Akıllı Şirket

Oplom Yönetim Tarzı Nedir?

Oplom Yönetim Tarzı, 1980 ile 2010 yılları arasında Mahir BAYKAM (D:1956-Ö:2015) tarafından geliştirilmiş, hem iş dünyasında hem de akademik çevrelerce takdir edilmiş bir sistemler bütünüdür.

Mahir BAYKAM’ın geliştirdiği bu yönetim tarzı, ilk olarak kendi kurduğu sanayi şirketinde uygulanmış ve şirketin birkaç yıl içerisinde kendi sektöründe dünya lideri haline gelmesini sağlamıştır.

Şirket, Mahir BAYKAM’ın ölümünden sonra da Oplom yönetim tarzını sürdürdüğünden, hala sektör lideri konumundadır ve ilerleyişini devam ettirmektedir.

Oplom Yönetim Aracı Nedir?

Oplom Yönetim Aracı, 2013 ile 2017 yılları arasında Mahir BAYKAM ile başlayarak, oğlu Sabri Berkan BAYKAM liderliğinde, kendisinin ilkelerini ve yönetim felsefesini özümsemiş profesyonel bir ekip tarafından geliştirilmiş bir yazılımdır.

Oplom Yönetim Tarzı'nı ilk kez uygulayarak sektöründe dünya lideri konumuna erişmiş ve bu özelliğini koruyan sanayi kuruluşunda bu yazılımın tüm deneme ve geliştirmeleri gerçekleştirilmiştir.

Oplom ile Neler Amaçlanır?

Oplom Yönetim Tarzı ile yönetilen ve Oplom Yönetim Aracı kullanarak bunu pekiştiren şirketler Oplomize edilmiş kabul edilir. Şirketin finansal gücü nasıl olursa olsun, küçük ya da büyük tüm şirketlerin Oplomize edilmesi mümkündür.

Oplomize edilen şirketler kısa bir süre içerisinde hem çalışanları hem tedarikçileri hem de müşterileri için fark yaratırlar.

Böylece Oplom ile şirketteki; yapının kurumsallaşması, kişilere bağımlılığın azalması, verimliliğin artması, hiçbir işin gözden kaçmaması, işlerin sorumlularının ve tamamlanma sürelerinin belirlenmesi, tüm sorunlara kalıcı çözümler bulunmasının desteklenmesi, gereksiz adımların ortadan kaldırılması, iletişimin güçlenmesi, çalışanların şirketi benimsemelerinin sağlanması, tedarikçilerin ve müşterilerin şirkete güvenlerinin artması amaçlanır.

Oplom Hangi Şirketlere Uygundur?

Oplom, “Toplam Kalite Yönetimi (TQM)”, “Yalın İmalat (Toyotizm)” ve “ISO9001:2015” adlarıyla anılan işletme yönetim sistemlerinin en iyi özelliklerini de içeren, başarısı kanıtlanmış yönetsel yaklaşımlardan derlenmiş bir sistemler bütününün yazılımla sistematik hale getirilmiş biçimidir.

Bu nedenle; Oplom Yönetim Tarzı ile yönetilen ve Oplom Yönetim Aracı kullanarak bunu kolaylaştıran şirketler Oplomize edilmiş kabul edilir.

Oplom, üretim veya hizmet alanlarında hiçbir sektörü ayırt etmeksizin, dünya üzerinde bilinen tüm iş alanlarına uygun olarak tasarlanmıştır. Şirketin finansal gücü nasıl olursa olsun, küçük ya da büyük tüm şirketlerin Oplomize edilmesi mümkündür ve şirkete fayda sağlayacağı kesindir.

En Temel Oplom Uygulamaları Nelerdir?

Şirket, Departmanlar, Kullanıcılar

Şirketin logo, video, jingle, vizyon, misyon, ilkeler, kalite politikası, çalışma zamanları, departman yapısı gibi tüm bilgilerinin işlendiği alan “Şirket” uygulamasıdır.

Hiçbir kodlama bilgisi gerekmeden, birkaç basit adımda departman yapısı tanımlanarak, Oplom’un organizasyon şemasını algılaması ve diğer uygulamaların işleyişinde buna göre ilerlemesi ise “Departmanlar” uygulaması ile sağlanır.

Kullanıcılar da e-posta aktivasyonu ve tek kullanımlık geçici şifre ardından, her kullanıcının departman ve unvanı tanımlanması halinde, şirketin Oplom’una anında dahil edilebilirler. Kullanıcıların şifreleri yalnızca kendileri tarafından değiştirilebilir ve şifreler sunucuda geri dönüştürülemeyen şifreleme tekniği ile güvenli bir şekilde saklanır. Kullanıcıların yetkileri bu yetkileri değiştirme yetkisine sahip olan kullanıcılar tarafından belirlenebilir. Ayrıca, kullanıcıların Oplom’da gerçekleştirdikleri her işlem, zaman bilgisi ile birlikte kayıt altında tutulur ve bu kayıtları görüntüleme yetkisi bulunan kullanıcılar tarafından izlenebilirler. Bu işlemler “Kullanıcılar” uygulamasıyla gerçekleştirilebilir.

Oplom’un temelinde “Toplam Kalite Yönetimi” ve “Yalın Düşünce” sistematikleri yer aldığından, departman ve kullanıcı sayılarında herhangi bir sınırlama ya da ek ücretlendirme bulunmamakta, tamamen şirket gereksinimlerine göre özgürce kullanım sağlanmaktadır

Vitrin

Oplom, kullanıcısı olan her şirkete, hem diğer şirketlerin kendi Oplom’larındaki aramalarda ve İnternet’in önde gelen arama motorlarındaki aramalarda kolayca bulunabilmelerini sağlamak hem de şirketin resmi İnternet sitesiyle entegre çalışabilecek nitelikte etkileşime uygun çözümlere sahip bir vitrin sayfası sunmaktadır

Bu sayfa aracılığıyla şirket kendi tanıtımını yapabileceği gibi, vitrinle etkileşim özelliği bulunan diğer uygulamaların da burada yayınlanmasını sağlar.

Örneğin; şirket müşterilerinin erişmesini istediği katalog görsellerini “Dokümanlar” uygulaması aracılığıyla vitrininde sunabilir veya “Formlar” uygulaması aracılığıyla iletişim formu, sipariş formu, iş başvuru formu ve hatta anket formları gibi farklı amaçlara uygun olarak oluşturabileceği formları vitrininde yayınlamanın yanı sıra, kendi İnternet sitesinde de güvenli bir şekilde yayınlayabilir. Üstelik sipariş formunun doldurulması halinde, bilgilerin doğrudan satış sorumlusuna veya iş başvuru formundan gelenlerin insan kaynakları sorumlusuna ulaşmasını sağlamak gibi, hangi formun hangi kullanıcıya erişeceğini de belirlemek mümkündür.

İstatistikler

Bir şirketin ilerleyişinde her adımın ölçülebilir olması, iyileşmenin sistematik bir şekilde sağlanması açısından önemli olduğundan, Oplom’daki uygulamaların tamamının içeriklerinin istatistiki sonuçları, ilgili uygulamada yetkili kullanıcılara gösterilir.

Ayrıca, her kullanıcının, Oplom kullanımındaki belli zaman aralığına ait istatistiklere erişimi ve böylece kendi gelişimini takip edebilmesi mümkündür. Yetkiler çerçevesinde, şirketin genel istatistiklerine erişim de genel gidişatla ilgili öngörüde bulunabilmek açısından önem arz eden bir başka faktördür.

Bildirimler, Bekleyen İşlemler, Uyarılar

Oplom’da kullanıcıların işlem yapması veya en azından görüntülemesi gereken her türlü işlemin sonucu bildirim şeklinde gösterilir, böylece hangi sayfada olursa olsun kullanıcının “Bildirimler” uygulaması aracılığıyla haberdar olması sağlanır.

Bildirimler, kullanıcıların tercihlerine göre, Oplom’un sistemi içerisinde görüntülenecek şekilde gelebilir veya e-posta yoluyla gelebilir ya da ikisi veya hiçbiri şeklinde de ayarlanabilir.

Bir işlemin bildirimi geldiğinde, bu bildirim görüntülendikten sonra, işlemin tamamlanmış olup olmadığına bakılmaksızın, “Bildirimler” uygulaması haricindeki sayfalardaki bildirim görseli kullanıcıyı rahatsız etmemek ve sonraki bildirimlerin gözden kaçmamasını sağlamak için gizlenir; ancak “Bildirimler” uygulamasındaki listeden bunu görüntülemek yine de mümkündür. Bir işlemin tamamlanmaması halinde, yine de gizlenmeyen kısım “Bekleyen İşlemler” bölümüdür.

“Bekleyen İşlemler” daha verimli bir işleyiş için “Sizde Bekleyen İşlemler” ve “Astlarınızda Bekleyen İşlemler” olmak üzere ikiye ayrılır. Ana sayfadaki ilgili alanda ve diğer her sayfadaki küçük bir ikon aracılığıyla açılabilen kısımda, kullanıcılar kendilerinde bekleyen işlemleri görüntüleyebilirler. Oplom bu işlemleri, kullanıcı tarafından tamamlanana kadar burada göstermeye devam ederek, işlemin sorumlusunun haberdar olmasını ve işin asla yerde kalmamasını sağlar. Üstler kendi astlarında bekleyen işlemleri de “Astlarınızda Bekleyen İşlemler” kısmındaki ilgili bölümden görüntüleyebilirler ve böylece astlarını uyararak hızlanmalarını sağlayabilirler.

Sorumluluk sahibi kullanıcıların “Uyarılar” uygulamasıyla pek sık karşılaşmamaları beklense de, şirketin tercihlerine göre, Oplom kullanıcıların kendilerinde bekleyen işlemlerden ötürü şirketi yavaşlatmalarına izin vermeyecek şekilde uyarı ekranları ile kullanıcıların davranışlarını düzenleyerek, hangi işlemi yapmaları gerektiğini belirtip, yapmamaları halinde diğer işlemleri yapmasını zorlaştıracak yaklaşımlar gösterebilir. Böylece herkes şirketin işleyişine gereken özeni göstererek katkı sağlar ve şirketin işleyişindeki bekleme noktaları hızlandırılarak, şirketin tamamının olumlu yönde ivmelenmesi sağlanır.

Mesajlar

Oplom’da bir mesaj konusu açıldığında, buna yanıt şeklinde eklenecek tüm yazılar ve ekler alt alta görüntülenir ve böylece bir konuyla ilgili gelen içeriğin tüm alıcılar tarafından düzenli bir şekilde görüntülenmesi ve gözden kaçmaması sağlanır. Üstelik sonradan yeni bir alıcı eklenirse, o alıcı için önceki yazışmaların ve eklerin yeniden gönderilmesi gerekmez, eklendiği anda ilk andan beri ekli olanlarla aynı standartlarda mesajlaşmaya devam eder.

Mesaja eklenen tüm dokümanlar, her alıcının rahatlıkla erişebileceği şekilde görüntülense de, sunucuda kendi dosya boyutundan daha fazla bir yer kaplamaz. Dolayısıyla, ister bir kişiye gönderilsin, ister yüz kişiye gönderilsin, alıcı sayısından bağımsız olarak tüm ek dosyalar yalnızca orijinali saklanarak ve hiçbir kopyası oluşturulmayarak şirketin Oplom’unun saklama alanının mümkün olduğunca ferah kalması sağlanır.

Mesajlar kurumsal hafıza açısından önemli olduğundan, içerikler hiçbir zaman silinmez, yalnızca güncel olmaktan çıkartılarak gözü rahatsız etmemesi sağlanır ve her ne zaman ihtiyaç olursa olsun tüm mesajların görüntülendiği listede veya aramalarda son derece hızlı bir şekilde ekrana getirilir.

Ayrıca, bir mesajı kimin ne zaman yazdığı bilgisinin yanı sıra, kimin ne zaman görüntülediği de kayıt altında tutulur ve tüm alıcılara gösterilir. Bu da şirket içerisindeki iletişimin dürüst ve net ilerleyişinin güçlenmesine katkı sağlar.

Herkes kendi oluşturduğu veya kendisinin alıcı olarak eklendiği mesajları daima görüntüleyebilir, diğer her uygulamada olduğu gibi “Mesajlar” için de yetkiler önemlidir. Karşılıklı yetkilerin uygun olması durumunda, bir şirketin çalışanı kendi Oplom’u üzerinden başka bir şirketin Oplom’undaki diğer alıcılarla da mesajlaşabilir. Böylece kurumsal hafızada yer alması gereken her türlü iletişim, müşteri ve tedarikçilerle ve de gerekli görünen diğer şirketlerle buradan yürütülebilir.

Termin Belirleme

Şirketin kurumsallığı hem işlerin ilerleyişi açısından hem de çalışanların mutluluğu açısından önemlidir. Patron şirketi diye tabir edilen, kurumsallıktan uzak yapılarda, patron bir şeyin olmasını ister ve bunu yapması gereken kişi yapmazsa kendisini kapının önünde bulabilir. Basit kurumsal yapılarda ise, patronun bu isteği yapılamadığında, yapması gereken kişiye kendisini ifade etme fırsatı tanınabilir. Oplom gibi gelişmiş yapılarda ise, işin daha yapılma zamanı gelmeden, proaktif bir şekilde düşünerek, karşılıklı pratik bir iletişim yolu aracılığıyla, belirtilen zamanda mı yapılacak yoksa farklı bir zaman mı belirlenecek, bunun netleştirilmesi ve böylece her iki tarafın da beklentisinin ve de buna bağlı olarak genel şirket işleyişinin hiçbir işin yerde kalmadan ilerleyeceği bir yapıya kavuşması sağlanır.

Termin (deadline) belirlenirken önemli noktalardan biri, işin yalnızca bir tane sorumlusunun olmasıdır. Eğer birden fazla kişi gerekiyorsa, zaten belirlenmiş olan sorumlu, diğerlerini de sürükleyecektir. Bir diğer önemli nokta ise, terminde yalnızca gün, ay, yıl belirtilmesiyle yetinmeyip, saat ve dakika da belirtilmesidir. Önemli noktalardan biri de, işin sorumlusunun bu süreyi kabul etmesi ve bu sorumluluğu tam anlamıyla üstlenmesidir. Elbette bunların hepsinin yazılı olarak saklanması da önemlidir.

Bir işin yapılmasını isteyip de bir daha kontrol etmemek, hem şirket ilerleyişini hem de çalışan motivasyonunu ciddi anlamda olumsuz etkileyeceğinden, iş için belirlenen zamanın bitimine yaklaşıldığında, işin sorumlusunun bu işi yapıp yapmadığının sorgulanması ve kendisi tarafından işin tamamlandığı belirtiliyorsa, işi isteyenin işin sorumlusunun yaptığı işi kontrol edip, doğru bir şekilde sonuçlandırıldığından emin olması son derece önemlidir.

Bu nedenle, “Termin Belirleme” uygulaması, patronun çalışanla veya çalışanın çalışanla ilişkilerini düzenlemesine katkıda bulunan ve en önemlisi, hiçbir işin kesinlikle yerde kalmamasını sağlayan, hem verilen işlerin hem de alınan işlerin en doğru şekilde kontrol edilebilmesine olanak tanıyan önemli bir sistemdir.

Termin belirlenirken, bir kişi istekte bulunurken, bir sorumlu ve zaman belirler. 48 saat içerisinde bu sorumlunun bu işi belirtilen sürede mi yoksa kendisinin belirteceği bir sürede mi yapacağı netleştirilir. Sürenin başlamasıyla, Oplom bu takibi üstlenir ve atlamasını engelleyecek yaklaşımlar göstermesinin yanı sıra, şirketteki herkesin işini zamanında bitirip bitirmediğini tek tek denetleyerek, ilgilileri ve yönetimi bilgilendirir.

İş Takibi

“Termin Belirleme” uygulamasında karşılıklı etkileşimin ardından belirlenen bir termin bulunurken, “İş Takibi” uygulamasında, kişilerin kendi astlarına iş vermesi ve hatta işleri birbirine bağlayarak Gantt Şeması tarzındaki bir iş akış çizelgesi aracılığıyla hangi işin hangi çalışanın sorumluluğunda olduğunun ve ne kadar süresinin olduğunun ve de buna bağlı olan diğer süreçlerin de ne şekilde etkileneceğinin önceden görülebilmesi sağlanır.

Ayrıca, bir işin sonucunda, o işte gecikme söz konusuysa, bunun aradaki geçişlerine bağlı olarak hangi süreçte tıkandığı ve dolayısıyla hangi çalışandan kaynaklandığının anlaşılması veya aradaki süreçlerdeki gecikenlere rağmen nasıl zamanında bitirilmiş olduğu özet bir raporla gözler önüne serilir, böylece hem ilgililer hem de yönetim haberdar edilerek, her işin doğru şekilde irdelenmesi sağlanır.

Şirket için süreklilik arz eden işlemler önceden tanımlanarak, kişiye bağlı süre vermek yerine, işin gereksinimine bağlı sürenin verilip, kişilerin bu sürelere uymalarının sağlanması ve uyamayanların anında tespit edilmesi de Oplom’un bir başka önemli özelliğidir.

Uygunsuzluk Çözümü

Bir kişinin şirketteki başka birinin talimatlara uymadığını veya şirkete zarar verdiğini gördüğünde ya da yalnızca uygunsuz bulduğu bir durum söz konusu olduğunda, sorunun çözümü için başvurulacak araç “Uygunsuzluk Çözümü” uygulamasıdır. Bir kişi bir kişiye ya da bir departmana veya birden fazla kişiye ya da departmana bir konuyla ilgili Uygunsuzluk Bildirimi açtığında, Oplom konuyla ilgili kişilerden ve üstlerinden yazılı açıklamalarını toplar ve tek bir sayfa halinde üst yönetime raporlar.

Benzer şekilde, “Termin Belirleme” veya “İş Takibi” uygulamalarındaki zamanında tamamlanmayan işler için Oplom geciken işlerin sorumlularına kendiliğinden Uygunsuzluk Bildirimi açar ve her birinden işin neden zamanında yapılmadığına dair yazılı açıklama isteyerek, bunu üst yönetime sunar.

Yazılı açıklamaların kayıt altında olması ve üst yönetime sunulması, çalışanların açıklamalarında çok daha dikkatli ve dürüst olmalarını sağlarken, üst yönetim de bilgi edinebilmek için oluşacak iletişim trafiğine bağlı zaman kaybından ve bilgi kirliliğinden arındırılmış olarak gelen bu tek sayfalık rapor sayesinde daha hızlı karar verebilir. Sorun, bir sistem açığından kaynaklanıyorsa, gerekli talimatlarda yapılacak değişikliklerle tekrarının önlenmesini sağlayabilir veya kişisel bir hatadan kaynaklanıyorsa, ilgililere yaptırım uygulayabilir ya da ceza puanı verebilir.

Böylece üst yönetimin veya Uygunsuzluk Çözümü için seçilmiş yönetim temsilcisinin şirketteki tüm sorunlardan haberdar olması ve bunlara kalıcı çözümler üretip, tüm ilgilileri anında bilgilendirmesi sağlanır.

Müşteri Şikayeti Çözümü

“Müşteri Şikayeti Çözümü” uygulaması, adından da anlaşılabileceği gibi, bir müşterinin memnuniyetsizliğinin çözüme ulaştırılması ve şirketin bu konudan ders çıkartarak, daha sonraki işlerinde daha sağlam ilerlemesini sağlamayı amaçlayan bir araçtır.

Şirketteki Satış Sorumlusu veya bir başka çalışanın herhangi bir müşterinin hoşnutsuzluğunu kolayca raporlayabilmesini sağlayan bu araç, şirket çalışanlarının bu formu müşteri adına devreye almalarının yanı sıra, isteğe bağlı olarak, “Vitrin” uygulamasından yararlanılarak, şirketin Oplom’unun vitrin sayfasında veya resmi İnternet sitesinde yayınlanması da mümkündür. Bu sayede, aracıların konuyu yanlış aktarma ihtimali ve zaman kaybı önlenerek, doğrudan müşterinin kendisinin formu doldurarak, hoşnutsuzluğunun sistem dahilinde şirket içerisindeki ilgililere ve tek sayfalık rapor halinde üst yönetime veya yönetim temsilcisine ulaşması sağlanır.

Böylece “Uygunsuzluk Çözümü” uygulamasındakine benzer şekilde, üst yönetimin veya Uygunsuzluk Çözümü için seçilmiş yönetim temsilcisinin müşterilerle ilgili tüm sorunlardan haberdar olması ve bunlara kalıcı çözümler üretip, tüm ilgilileri anında bilgilendirmesi sağlanır.

Doğrudan Puan

Şirketin işleyişinde bir uygunsuzluğa rastlandığında, belli bir süre verilerek bu sorunun ortadan kaldırılması için “Termin Belirleme” veya “İş Takibi” uygulamaları kullanılırken, belli bir süre vermeden doğrudan açıklamaların toplanıp da çözüme ulaştırılması için “Uygunsuzluk Çözümü” veya “Müşteri Şikayeti Çözümü” uygulamaları kullanılırken, hiçbir süre vermeye gerek duyulmadığında ve hiçbir açıklamaya ihtiyaç olmadığında “Hata Puanı” uygulanabilir.

Örneğin; ağır sanayi veya inşaat alanında faaliyet gösteren bir şirketin üretim tesisinde ya da şantiyesinde insanların başlarını korumak için baret takmaları zorunluluğu bulunuyorsa, bir çalışanın eğitim aldığı halde baret takmadığı tespit edildiğinde, kendisine doğrudan ceza uygulanabilir.

“Doğrudan Ödül” uygulaması ise, doğrudan ceza verilmesi gibi, bir kişinin ödüllendirilmesi için kullanılan bir araçtır.

Performans Değerlendirme

Şirket için değer ifade eden farklı öneme sahip maddelerin tanımlanması ardından, çalışanların kendilerini geliştirebilmeleri için belli zaman aralıklarında performans değerlendirmede bulunulur. Bu işlem sırasında kimlerin kimlerden gelen puanları görebileceklerinin tercihi her şirketin kendi kararına bağlıdır.

Örneğin; her ay üstlerin astları değerlendirmesi ve her mevsim astların da üstlerini değerlendirmesi şeklinde iki fakrlı performans değerlendirme bulunan bir şirkette, kişilerin gelişiminin desteklenmesi ve bu sırada da ilişkilerin herhangi bir şekilde zedelenmemesi için astların değerlendirilmesinde astlar kendilerine verilen puanları görebilirken, üstlerin değerlendirildiği formlarda üstlerin bu puanları görmeyip, yalnızca Yönetim Kurulu Başkanı’nın ya da tercihe göre Yönetim Temsilcisi’nin veya İnsan Kaynakları Müdürü’nün bunları görebilmeleri sağlanabilir. Bu örneğe göre; astların üstleri değerlendirmesinde, kişi ilk olarak kendisini değerlendirdiğinde sözgelimi 10 tane soruya verdiği yanıtlar üzerinden bu soruların önemine göre katsayılarından elde ettiği toplam puan 100 üzerinden 90 olabilir, üstü ise bu kullanıcıya aynı puanlama üzerinden 80 verebilir ve hatta iki üst amiri ise bu 80 puanı dahi doğru bulmayıp 70’e düşürebilir. Bu işlemi yaparken puanlamaların yanlarına açıklamalar yazarak aynı anda hem değerlendirilen kullanıcıyı hem de değerlendirenle değerlendirilen arasındaki diğer amirleri eğitmiş olur. Bu sayede kişi kendisini dev aynasında görmemiş ve amirleri de şirketin nelere değer verdiğini görerek yaklaşımlarını gözden geçirmiş olurlar. Kişi, bir sonraki değerlendirmede bu uyarıları dikkate almış ve puanını yükseltmeyi başarmışsa, üst yönetim veya yetkilendirilmiş kişi bu gidişatı gözlemlemiş olur. Kayıt altına alınan bu gelişim yıllık maaş zammı açısından bir temel teşkil edebileceği gibi, olumsuz gidişatın da işten çıkartmaya dayanak oluşturabileceği düşünülebilir. Böylesi net bir sistematik yapının çalışanlardaki hissiyatının sonuçları da şirket açısından son derece olumlu olur. En başta, çalışanların şirketin genel adil tavrına güvenini güçlendirmesi ve bununla birlikte şirkete bağlılıklarının artmasına yol açması mümkündür.

Ayrıca, “Uygunsuzluk Çözümü”, “Müşteri Şikayeti Çözümü” ve “Doğrudan Puan” uygulamaları üzerinden gelen tüm puanlar “Performans Değerlendirme” uygulaması aracılığıyla kullanıcıların performans değerlendirmelerine işlenir. Üstelik, bir tek ceza puanı alan kişinin 100 yerine örneğin 70 üzerinden değerlendirilmesi ve böylece hiç ceza puanı almayan kişilerden ayrıştırılmaları da mümkündür ve bu ayar için de herhangi bir kodlama bilgisi gerekmez, Oplom bu uygulamanın şirketin tercihlerine göre şekillenmesine olanak tanır.

Onay

Sözlü onayın riski açıktır, dolayısıyla yazılı onay son derece önemlidir; ancak bunun imza veya paraf ile fiziksel kağıt yardımıyla yapılmaya çalışılması kişilerin bir araya gelmesini ya da aracı kullanılmasını gerektirebileceği gibi, e-posta gibi yollarla yapılması da işin gözden kaçması sonucunda gecikmesine yol açabilir. Onay ile ilgili işlemlerin Oplom’un desteğiyle “Bildirim” ve “Bekleyen İşlemler” özellikleri sayesinde kişiye tam zamanında ulaştırılması ve tercihe göre belirli sürede sonuçlandırılması kolaylaşır.

“Onay” uygulaması, yalnızca astların üstlerden onay alması ile sınırlı olmayıp, herhangi bir konunun uzmanından onay alınmasını gerektiren her türlü konunun kayıt altında olmasını sağlayan bir araçtır.

Örneğin; Satın Alma departmanının duvara asılacak yıllık takvimi satın almasının hemen öncesinde, Pazarlama departmanından takvim alınlığı görselinin onayını alması gerekebilir. Sonradan bir sıkıntı ile karşılaşılması halinde, “Uygunsuzluk Bildirimi” açıldığında, Satın Alma Sorumlusu rahatlıkla Pazarlama Sorumlusu tarafından ilgili konunun onaylandığını kanıtlayabilir.

Zaten Oplom, bu işlemle kullanıcılar arasındaki bu tarz onay gerektiren konularda, ilgililere düşünme fırsatı verdiği ve ret veya onay işlemini beraberindeki notlar ve ekli dokümanlarıyla birlikte kayıt altına aldığı için herkesin daha bilinçli hareket etmesini ve yanlış anlaşılmaların bertaraf edilmesini sağlamaktadır.

Formlar

“Formlar” uygulaması şirketin işleyişinde kullanılan formların Oplom’da yer bulmasını sağlayan bir araçtır.

Hiçbir kodlama bilgisine gerek duymadan, yetkisi bulunan kullanıcıların form oluşturmalarına olanak tanıyan bu uygulamanın önemli bir özelliği de bu formların kimler tarafından doldurulabileceğinin seçilebilmesidir. Bu sayede formun istenilen maddelerinin ilgili kişilerce doldurularak ilerlemesi sağlanabilir.

Örneğin, beş maddeden oluşan bir formun ilk iki maddesini bir kullanıcı, takip eden maddesini başka bir kullanıcı, sonraki maddesini bir diğer kullanıcı ve son maddesini de departman amiri dolduracak şekilde ayarlanmış bir form olduğunda, her kullanıcı yalnızca kendisinin doldurması gereken kısımları ve izin verilmişse kendisinden önceki kişinin doldurduğu kısımları görür. Bu sayede hem bilgi karmaşası engellenir hem gereksiz adımlar ortadan kalkacağı için çalışanların konsantrasyonu artırılmış hem de işlem mümkün olan en hızlı şekilde tamamlanmış olur.

Ayrıca, formların “Vitrin” uygulaması aracılığıyla şirketin Oplom’unun vitrininde veya şirketin resmi İnternet sitesinde yayınlanması da mümkündür.

Örneğin; Oplom’un “Formlar” uygulaması ile oluşturulmuş bir sipariş formunun şirketin resmi İnternet sitesine yerleştirilmesi ile potansiyel müşterilerden gelen isteklerin doğrudan Satış departmanına ya da benzer şekilde iş başvuru formunun doldurulması durumunda gelen bilgilerin doğrudan İnsan Kaynakları departmanına, piyasa ile ilgili anket formlarının Pazarlama departmanına ve ürünlerle ilgili anket formlarının Kalite departmanına ulaşması sağlanabilir.

Dokümanlar

Oplom şirkete belli bir saklama alanı sunar ve gerekirse bu kapasite artırılabilir. Bu saklama alanına yetkisi bulunan kullanıcılar istedikleri gibi yeni klasörler açabilirler ve klasörlerin içerisine cihazlarındaki dokümanları ekleyebilirler ve sonrasında da İnternet aracılığıyla her yerden ve her cihazdan bu dokümanlara erişebilirler.

Bu dokümanların diğer kullanıcıların hangileri tarafından görüntülenebileceğini, indirilebileceğini, isminin değiştirilebileceğini ve hatta silinebileceğini de tercihlerine göre ayarlayabilirler. Böylece şirketin tüm kullanıcılarına açılmayan; ancak departman için önemli olan dokümanlar yalnızca ilgilileriyle paylaşılabilir.

Ayrıca, bu alana kaydedilen dokümanlar Oplom’un “Vitrin” uygulaması aracılığıyla, yetkiler ve tercihler çerçevesinde şirket dışıyla da şirketin Oplom vitrininden veya şirketin resmi İnternet sitesinden paylaşılabilir. Örneğin; şirketin logosu ve broşürleri bu alana eklenerek, dışarıya açılabilir.

Dışarıya açılan dokümanların herkes tarafından görüntülenemeyip, yalnızca belirli kişiler tarafından erişilebilir olması için şifre sorgusu ardından ulaşılmasını sağlamak da mümkündür.

Hatırlatmalar

“Hatırlatma” uygulaması, adından da anlaşılacağı üzere kullanıcıların kendileri için hatırlatma oluşturabilecekleri ve bu hatırlatmaları belirleyecekleri bir zamanda veya periyotta Oplom’un hatırlatmasını isteyebilecekleri bir araçtır.

Üstelik bir kullanıcı oluşturduğu hatırlatmaları, ilgili olduğunu düşündüğü diğer kullanıcılarla da paylaşarak, Oplom’un onlara da hatırlatmasını isteyebilir. Elbette kullanıcılar kendilerine hatırlatmaların kimlerden geldiğini de görüntüleyebilirler. Başkalarıyla paylaşılan hatırlatmalar, kişinin silmesine gerek kalmadan geri çekilebilir.

Kurumsal şirket hafızasının sürdürülebilirliği açısından neredeyse diğer hiçbir uygulamada silme işlemine izin verilmezken, bu uygulamadaki tüm hatırlatmalar istenildiğinde silinebilir.

Zamanı gelen hatırlatmalar hangi sayfada olunursa olunsun, mevcut sayfadaki işlemi engellemeyecek şekilde görüntülenir ve istenirse erteletme özelliği yardımıyla birkaç dakika sonra Oplom’un yeniden hatırlatması istenebilir.

Fihrist

“Fihrist” uygulaması şirketin çalışanlarının, müşterilerinin, tedarikçilerinin ve diğer tüm insanların şirket açısından değer ifade eden her türlü bilgisinin kaydedildiği, gruplandırılabildiği ve düzenlenebildiği bir bilgi bankasıdır.

Şirket için değer ifade eden alanlar herhangi bir kodlama bilgisi gerektirmeden, yetkiler doğrultusunda istenildiği gibi çoğaltılabilir. Örneğin; bir şirket çalışanlarına kıyafet dağıtıyorsa ve onların bedenleri, ayak numaraları ve hatta el büyüklüğü gibi bilgiler önemliyse, bunların hepsi burada saklanabilir. Benzer şekilde, müşterilerinin tüketim alışkanlıkları gibi bilgiler önemliyse, bu tarz bilgiler de burada kolayca erişilecek şekilde saklanabilir.

“Kullanıcılar” da “Kişiler” ile eşleştirilerek, şirketin Oplom’unun kullanıcılarının şirket açısından gerekli bilgileri rahatlıkla kaydedilebilir.

Birim Dönüştürücü

“Birim Dönüştürücü” uygulaması para, ağırlık, alan, basınç, enerji, güç, hacim, hız, sıcaklık, uzunluk, zaman kategorileriyle ilgili ölçü birimlerinin kendi içerisindeki oranları hakkında bilgi amaçlı bir araçtır. Belli kategorideki birimlerin birbirine olan matematiksel oranlarının kolayca hesaplanıp gösterilmesine katkı sağlar.

Para (döviz kurları) ile ilgili kısım da yalnızca bilgi amaçlıdır. Her gün saat 15.30’da Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası üzerinden İnternet aracılığıyla çekilen 19 farklı para biriminin pariteleriyle ilgili bilgiye buradan ulaşılabilir. Para birimleri arasındaki rakamsal dönüştürme işlemi de buradan gerçekleştirilebilir.

Ücretlendirme

Kayıt

Oplom deneyimi İnternet üzerinden kayıt işlemiyle başlar…

https://www.oplom.com/s/register